Administración Electrónica

En las sedes electrónicas, se encuentran claramente establecidos los parámetros que rigen la relación electrónica con los ciudadanos. Estos incluyen aspectos fundamentales como identificación, autenticación, accesibilidad, disponibilidad, integridad, veracidad, actualización de la información, contenido mínimo, protección jurídica y responsabilidad, entre otros elementos críticos. 

El registro telemático es el sistema habilitado expresamente para la recepción de solicitudes, escritos y comunicaciones a través de internet. Éste está dividido en dos partes; el Catálogo de Trámites y los formularios de presentación. 

Como un complemento clave de la Sede Electrónica, el Catálogo de Trámites no solo cuenta con un potente sistema de búsqueda, sino que también se posiciona como la plataforma que brinda un acceso estructurado a información detallada y precisa sobre cada uno de los procedimientos disponibles para los ciudadanos. 

Cuando la presentación de un trámite pueda llevarse a cabo de forma telemática, el sistema facilita la creación del formulario específico para su presentación, integrando aspectos como la identificación electrónica, el pago en línea o la firma electrónica, cuando éste lo requiera, antes del ingreso en el sistema único de registro electrónico para su procesamiento interno. 

Adicionalmente, en conformidad con el marco normativo, el sistema incorpora el principio de Oficina de Asistencia en Materia de Registro, permitiendo que los funcionarios públicos brinden apoyo en el uso de medios electrónicos a los interesados no contemplados en los apartados 2 y 3 del artículo 14 de la ley 39/2015. 

Todavía dentro de la Sede Electrónica de la organización, y previa identificación del Ciudadano mediante certificado digital u otro sistema aceptado, se habilita el acceso a un espacio personalizado. En este espacio, cada ciudadano o empresa puede consultar la información referente a sus comunicaciones, acceder a sus notificaciones, presentar documentación a un expediente abierto o verificar el estado de sus expedientes. 

Asimismo, la plataforma incluye un espacio dentro de la Carpeta Ciudadana destinado a la firma de documentación por parte de terceros, eliminando la necesidad de enviar el documento fuera del sistema. 

Y finalmente, con el fin de garantizar una presentación uniforme de la información a los ciudadanos, la plataforma posibilita la integración con otros sistemas de gestión internos. Esto facilita la publicación de información vinculada al Padrón Municipal de Habitantes o al estado de los recibos, entre otros aspectos. 

El registro de Entrada y Salida es el sistema que da cumplimiento al precepto de registro electrónico único plenamente interoperable. Su función principal es facilitar la gestión de los registros de entrada y salida de documentos, trámites, solicitudes y cualquier otra información relevante para la organización. 

Este registro se nutre de diversas fuentes, incluyendo: 

• Registro telemático: Recopila los asientos generados a través de canales electrónicos, como formularios en línea, o plataformas de comunicación de incidencias, entre otros. 

• Registro presencial: Engloba los registros derivados de la llegada de correo postal o de aquellos interesados que se presentan en las oficinas de la entidad, digitalizando la documentación en papel, e incorporando firma biométrica para evitar la impresión de documentos. En este contexto, se ofrece la posibilidad de que ciertos usuarios, designados y autorizados, puedan actuar además en nombre del interesado para llevar a cabo la entrada de una solicitud. 

La inclusión de la posibilidad de asistencia a los ciudadanos en materia de registro y la firma biométrica contribuyen a agilizar y modernizar los procesos de gestión documental, reduciendo el uso de papel y promoviendo la eficiencia en la atención al ciudadano. 

• Integración con plataformas de intercambio de registro: Permite la comunicación y transferencia de datos con otros sistemas de registro garantizando la interoperabilidad y el intercambio fluido de información. 

• Integración con plataformas internas de gestión: Establece conexiones con sistemas de gestión interna, como Recursos Humanos (RRHH), Padrón de Habitantes (PMH) u otros, para registrar automáticamente asientos en el registro de entrada o de salida. 

 El objetivo de este registro es centralizar y unificar toda la información relacionada con los flujos de entrada y salida de documentos y datos, garantizando la trazabilidad, la transparencia y el cumplimiento normativo. Además, al ser interoperable, facilita la integración con otros sistemas y plataformas, mejorando la eficiencia y la gestión de la información en la organización. 

Bajo un estricto cumplimiento de las disposiciones sobre el procedimiento administrativo establecidas en la ley 39/2015, y de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y en las correspondientes Normas Técnicas, se ha construido el Gestor de Expedientes de ecityclic. 

 El Cuadro de Clasificación y el Catálogo de Procedimientos son los elementos fundamentales que regulan el funcionamiento del Gestor. Estos proporcionan una estructura organizada y detallada de todos los procedimientos administrativos que se gestionarán a través del sistema. 

En el Cuadro de Clasificación se detallan las políticas de gestión documental que orientan la organización, conservación y disposición de los expedientes y documentos, además de definir los metadatos conforme al Esquema General de Metadatos de la Administración Electrónica (EGMDE) que aplican a cada serie documental. 

En el Catálogo de Procedimientos de ecityclic, se define un conjunto crucial de aspectos para la gestión eficiente de los procedimientos administrativos, incluyendo el diccionario de datos que establece el vocabulario específico de cada procedimiento, el sistema de tramitación que describe el proceso completo a seguir, y el conjunto de modelos de documentos que se generarán mediante plantillas, garantizando así la consistencia, la precisión y la automatización en la ejecución de los procedimientos. 

 El método de tramitación vinculado a cada procedimiento ofrece una flexibilidad significativa, lo que permite una adaptación precisa a las necesidades específicas de la entidad y asegura la sostenibilidad en el mantenimiento de los elementos del Catálogo. Estas opciones incluyen la tramitación abierta, donde los tramitadores tienen la libertad de decidir el siguiente paso en el proceso, la tramitación pseudo-guiada que ofrece opciones para el siguiente paso basadas en condiciones predefinidas, y la tramitación ligada a un flujo, donde el sistema guía al tramitador a través de un flujo predefinido de pasos. 

 El Gestor de Expedientes se concibe como una herramienta integral que facilita la gestión electrónica de expedientes administrativos, asegurando el cumplimiento normativo y promoviendo la eficiencia y la transparencia en los mismos. 

La generación de resoluciones constituye un componente fundamental durante la fase de finalización de la tramitación de la mayoría de los expedientes administrativos. En consecuencia, la gestión eficiente de los órganos de gobierno encargados de su emisión se erige como uno de los pilares del Gestor de Expedientes. Dichos órganos asumen la responsabilidad de resolver las cuestiones planteadas, fundamentándose en la información recopilada y los protocolos establecidos para tal fin. 

El sistema de resolución propuesto por el Gestor se fundamenta en cuatro elementos principales: las propuestas, las sesiones de los órganos colegiados, los decretos y la Carpeta del Político. Cada uno de estos componentes desempeña un importante papel en el proceso de toma de decisiones y en la gestión eficiente de los expedientes administrativos. 

Las propuestas proporcionan la base para la deliberación, y siguen un circuito de validación en el que intervienen distintos perfiles, antes de poder incorporarse a una sesión para el debate político, en caso de delegarse a una sesión colegiada, o derivar en la generación de un Decreto, cuando se delega la resolución a un órgano unipersonal. 

La gestión de las sesiones de los órganos colegiados permite el registro de los miembros asistentes, así como la composición del orden del día en base a las propuestas validadas y a los puntos adicionales que se quieran incorporar. Con esto se lleva a cabo el proceso de convocatoria por medios electrónicos. Durante cada sesión, se registran aspectos esenciales como la asistencia de los miembros, las modificaciones acordadas a las propuestas o el sentido de los votos emitidos. Esta información se utiliza para generar y aceptar el acta de la sesión, así como para formalizar los acuerdos alcanzados y trasladar los certificados a los expedientes afectados. 

Por último, la Carpeta del Político recopila y organiza toda la documentación relevante de cada una de las sesiones en las que un miembro de la corporación participa. Esta herramienta facilita la consulta de los documentos generados durante la sesión, así como de los expedientes afectados en el debate, lo que permite un seguimiento más efectivo del proceso de resolución. 

El Control Interno da cumplimiento al Real Decreto 424/2017 en el ejercicio de la Función Interventora, tanto en régimen de fiscalización previa plena como limitada, y el Control Permanente No Planificable. Así mismo, permite al órgano interventor elaborar los informes anuales regulados en los artículos 15, 35 y 37 de dicha norma. 

El Cuadro de Actuaciones constituye el pilar fundamental que determina el funcionamiento del sistema. Este proporciona una estructura organizada y detallada de todas las acciones disponibles, clasificadas por área y tipo de expediente, junto con el conjunto de extremos a validar en cada caso. 

Este módulo tiene como objetivos principales la centralización de las solicitudes en un único espacio, el control del ciclo de vida de las mismas y, por último, la simplificación y automatización del proceso de fiscalización por parte de la intervención, lo que facilita la gestión y garantiza la reducción de los plazos de tramitación. 

Particularmente, en el ejercicio de la Función Interventora se incorpora la gestión del reparo, incluyendo la apertura de un procedimiento de Discrepancias cuando corresponda, y la gestión de los informes de omisión. 

La notificación es una parte esencial del procedimiento administrativo, ya que constituye el sistema utilizado por la Administración para comunicarse con los interesados y proporcionarles información sobre decisiones, resoluciones o actos administrativos que les afectan directamente. 

Éstas se llevan a cabo siguiendo los procedimientos específicos establecidos por la ley, que incluyen la entrega personal del documento, el envío por correo postal certificado, la publicación en tablón de anuncios oficial o la notificación electrónica, dependiendo del tipo de interesado afectado en cada caso. El cumplimiento de estos procedimientos garantiza que las notificaciones sean válidas y efectivas en términos legales. 

La generación de estas notificaciones puede realizarse de forma individual, por expediente o de manera centralizada y masiva para todos los expedientes relacionados con una sesión de órgano colegiado. 

El proceso de notificación se basa en la identificación de los sujetos a notificar y los documentos adjuntos a la misma, la generación y firma de los propios documentos de notificación y el envío de todo ello por el canal correspondiente a cada interesado. 

En cuanto a los canales de envió, el sistema principalmente da cobertura al electrónico, mediante la integración con las plataformas de notificación electrónica existentes, y el papel, que posibilita la impresión para entrega en mano o postal, así como la integración con servicios postales como SICER. 

En ambos casos, se registra el seguimiento de la notificación hasta alcanzar su estado final, incorporando las diversas evidencias en el expediente correspondiente, con el fin de controlar y gestionar de manera efectiva el proceso de notificación.

Basado en el Cuadro de Clasificación y el Catálogo de Tipologías Documentales, y en cumplimiento con el Esquema Nacional de Interoperabilidad y el Esquema de Gestión de Metadatos en los Documentos Electrónicos, el Gestor Documental tiene la responsabilidad de organizar y etiquetar las unidades documentales, ya sean simples o compuestas, a lo largo de todo el ciclo de vida del expediente o documento electrónico. 

Por consiguiente, todo elemento que se incorpore al sistema contendrá siempre la identificación del Cuadro de Clasificación y la Tipología Documental correspondiente, así como los metadatos relacionados con los esquemas mencionados, asegurando así la correcta gestión y organización. 

En el Cuadro de Clasificación se establece el calendario de transferencia, el cual determina los plazos para el cierre y la transferencia a archivo electrónico, así como, en su caso, la posible transferencia al archivo histórico correspondiente para su conservación. 

El proceso de cierre de expedientes y su transferencia al archivo electrónico se registra para fines de auditoría. El archivo tiene autoridad para aceptar o rechazar los expedientes. En caso de aceptación, entra en la fase de gestión y custodia de los mismos. En caso de rechazo, los expedientes se devuelven a la unidad correspondiente para que realice las gestiones necesarias antes de su reenvío. 

El sistema cuenta con la capacidad de integrarse con archivos históricos electrónicos de terceros, así como con aquellos proporcionados por entidades supramunicipales. Esto facilita una gestión más amplia y eficiente de los expedientes y documentos electrónicos, permitiendo un acceso más completo a la información almacenada en diferentes plataformas y garantizando la interoperabilidad entre sistemas y la accesibilidad del archivo electrónico.