Administració Electrònica

En les seus electròniques, es troben clarament establerts els paràmetres que regeixen la relació electrònica amb els ciutadans. Aquests inclouen aspectes fonamentals com identificació, autenticació, accessibilitat, disponibilitat, integritat, veracitat, actualització de la informació, contingut mínim, protecció jurídica i responsabilitat, entre altres elements crítics. 

El registre telemàtic és el sistema habilitat expressament per la recepció de sol·licituds, escrits i comunicacions a través d’internet. Aquest està dividit en dues parts; el Catàleg de Tràmits i els formularis de presentació. 

Com un complement clau de la Seu Electrònica, el Catàleg de Tràmits no només compta amb un potent sistema de cerca, sinó que també se posiciona com la plataforma que permet un accés estructurat a informació detallada i precisa sobre cadascun dels procediments disponibles pels ciutadans. 

Quan la presentació d’un tràmit pugui dur-se a terme de forma telemàtica, el sistema facilita la creació del formulari específic per la seva presentació, integrant aspectes com la identificació electrònica, el pagament en línia o la firma electrònica, quan aquest ho requereixi, abans de l’ingrés en el sistema únic de registre electrònic pel seu processament intern. 

Addicionalment, en conformitat amb el marc normatiu, el sistema incorpora el principi d’Oficina d’Assistència en Matèria de Registre, permetent que els funcionaris públics brindin suport en l’ús dels mitjans electrònics als interessats no contemplats en els apartats 2 i 3 de l’article 14 de la llei 39/2015. 

Encara dins de la Seu Electrònica de l’organització, i prèvia identificació del Ciutadà a través del certificat digital o un altre sistema acceptat, s’habilita l’accés a un espai personalitzat. En aquest espai, cada ciutadà o empresa pot consultar la informació referent a les seves comunicacions, accedir a les seves notificacions, presentar documentació a un expedient obert o verificar l’estat dels seus expedients. 

Així mateix, la plataforma inclou un espai dins de la Carpeta Ciutadana, destinat a la firma de documentació per part de tercers, eliminant la necessitat d’enviar el document fora del sistema. 

I finalment, amb la fi de garantir una presentació uniforme de la informació als ciutadans, la plataforma possibilita la integració amb altres sistemes de gestió interns. Això facilita la publicació d’informació vinculada al Padró Municipal d’Habitants o a l’estat dels rebuts, entre altres aspectes. 

El registre d’Entrada i Sortida és el sistema que dona compliment al precepte de registre electrònic únic plenament interoperable. La seva funció principal és facilitar la gestió dels registres d’entrada i sortida de documents, tràmits, sol·licituds i qualsevol altra informació rellevant per l’organització. 

Aquest registre es nodreix de diferents fonts, incloent: 

• Registre telemàtic: Recopila els assentaments generats a través de canals electrònics, com formularis en línia, o plataformes de comunicació d’incidències, entre d’altres. 

• Registre presencial: Engloba els registres derivats de l’arribada de correu postal o d’aquells interessats que es presenten en les oficines de l’entitat, digitalitzant la documentació en paper, i incorporant-hi la firma biomètrica per evitar la impressió de documents. En aquest context, s’ofereix la possibilitat de que certs usuaris designats i autoritzats, puguin actuar a més en nom de l’interessat per dur a terme l’entrada d’una sol·licitud. 

La inclusió de la possibilitat d’assistència als ciutadans en matèria de registre i la firma biomètrica contribueix a agilitzar i modernitzar els processos de gestió documental, reduint l’ús de paper i promovent l’eficiència en l’atenció al ciutadà. 

• Integració amb plataformes d’intercanvi de registre: Permet la comunicació i transferència de dades amb altres sistemes de registre garantint la interoperabilitat i l’intercanvi fluid d’informació. 

• Integració amb plataformes internes de gestió: Estableix connexions amb sistemes de gestió interna, com Recursos Humans (RRHH), Padró d’Habitants (PMH) i altres, per registrar automàticament assentaments en el registre d’entrada o sortida. 

L’objectiu d’aquest registre és centralitzar i unificar tota la informació relacionada amb els fluxos d’entrada i sortida de documents i dades, garantint la traçabilitat, la transparència i el compliment normatiu. A més, al ser interoperable, facilita la integració amb altres sistemes i plataformes, millorant l’eficiència i la gestió de la informació en l’organització. 

Sota un estricte compliment de les disposicions sobre el procediment administratiu establertes en la llei 39/2015, i d’acord amb el previst en l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat i en les corresponents Normes Tècniques, s’ha construït el Gestió d’Expedients d’ecityclic. 

El Quadre de Classificació i el Catàleg de Procediments són els elements fonamentals que regulen el funcionament del Gestor. Aquests proporcionen una estructura organitzada i detallada de tots els procediments administratius que es gestionaran a través del sistema. 

En el Quadre de Classificació es detallen les polítiques de gestió documental que orienten l’organització, conservació i disposició dels expedients i documents, a més de definir les metadades conforme a l’Esquema General de Metadades de l’Administració Electrònica (EGMDE) que apliquen a cada sèrie documental. 

En el Catàleg de Procediments d’ecityclic, es defineix un conjunt crucial d’aspectes per la gestió eficient dels procediments administratius, incloent-hi el diccionari de dades que estableix el vocabulari específic de cada procediment, el sistema de tramitació que descriu el procés complet a seguir, i el conjunt de models de documents que se generaran mitjançant plantilles, garantint així la consistència, la precisió i l’automatització en l’execució dels procediments. 

El mètode de tramitació vinculat a cada procediment ofereix una flexibilitat significativa, el que permet una adaptació precisa a les necessitats específiques de l’entitat i assegura la sostenibilitat en el manteniment dels elements de Catàleg. Aquestes opcions inclouen la tramitació oberta, on els tramitadors tenen la llibertat per decidir el següent pas basades en el procés, la tramitació pseudo-guiada que ofereix opcions pel següent pas basades en les condicions predefinides, i la tramitació lligada a un flux, on el sistema guia al tramitador a través d’un flux predefinit de passos. 

El Gestor d’Expedients es concebeix com una eina integral que facilita la gestió electrònica d’expedients administratius, assegurant el compliment normatiu i promovent l’eficiència i la transparència en els mateixos. 

La generació de resolucions constitueix un component fonamental durant la fase de finalització de la tramitació de la majoria dels expedients administratius. En conseqüència, la gestió eficient dels òrgans de govern encarregats de la seva emissió s’erigeixen com un dels pilars del Gestor d’Expedients. Dits òrgans assumeixen la responsabilitat de resoldre les qüestions plantejades, fonamentant-se en la informació recopilada i els protocols establerts per tal fi.  

El sistema de resolució proposat pel Gestor es fonamenta en quatre elements principals: les propostes, les sessions dels òrgans col·legiats, els decrets i la Carpeta del Polític. Cadascun d’aquests components desenvolupa un important paper en el procés de presa de decisions i en la gestió eficient dels expedients administratius.  

Les propostes proporcionen la base per la deliberació i segueixen un circuit  de validació en el que intervenen diferents perfils, abans de poder incorporar-se a una sessió pel debat polític, en cas de delegar-se a una sessió col·legiada, o derivar en la generació d’un Decret, quan es delega la resolució a un òrgan unipersonal. 

La gestió de les sessions dels òrgans col·legiats permet el registre dels membres assistents, així com la composició de l’ordre del dia en base a les propostes validades i als punts addicionals que es vulguin incorporar. Amb això es porta a terme el procés de convocatòria per mitjans electrònics. Durant cada sessió, es registren aspectes essencials com l’assistència dels membres, les modificacions acordades a les propostes o el sentit dels vots emesos. Aquesta informació s’utilitza per generar i acceptar l’acta de la sessió, així com formalitzar els acords assolits i traslladar els certificats als expedients afectats.  

Per últim, la Carpeta del Polític recopila i organitza tota la documentació rellevant de cadascuna de les sessions en les que un membre de la corporació participa. Aquesta eina facilita la consulta dels documents generats durant la sessió, així com dels expedients afectats en el debat, el que permet un seguiment més efectiu del procés de resolució. 

El Control Intern dona compliment al Real Decret 424/2017 en l’exercici de la Funció Interventora, tant en règim de fiscalització prèvia plena com limitada, i el Control Permanent No Planificable. Així mateix, permet a l’òrgan interventor elaborar els informes anuals regulats en els articles 15, 35 i 37 de dita norma. 

El Quadre d’Actuacions constitueix el pilar fonamental que determina el funcionament del sistema. Aquest proporciona una estructura organitzada i detallada de totes les accions disponibles, classificades per àrea i tipus d’expedient, juntament amb el conjunt d’extrems a validar en cada cas. 

Aquest mòdul té com objectius principals la centralització de les sol·licituds en un únic espai, el control del cicle de vida de les mateixes i, per últim, la simplificació i automatització del procés de fiscalització per part de la intervenció, el qual facilita la gestió i assegura la reducció dels terminis de tramitació. 

Particularment, en l’exercici de la Funció Interventora s’incorpora la gestió de la reparació, incloent l’obertura d’un procediment de Discrepàncies quan correspongui, i la gestió dels informes d’omissió. 

La notificació és una part essencial del procediment administratiu, ja que constitueix el sistema utilitzat per l’Administració per comunicar-se amb els interessats i proporcionar-los informació sobre decisions, resolucions o actes administratius que els afecten directament. 

Aquestes es duen a terme seguint els procediments específics establerts per la llei, que inclouen l’entrega personal del document, l’enviament per correu postal certificat, la publicació en un tauló d’anuncis oficial o la notificació electrònica, depenent del tipus d’interessat afectat en cada cas. El compliment d’aquests procediments garanteix que les notificacions siguin vàlides i efectives en termes legals. 

La generació d’aquestes notificacions pot realitzar-se de forma individual, per expedient o de manera centralitzada i massiva per tots els expedients relacionats amb una sessió d’òrgan col·legiat. 

El procés de notificació es basa en la identificació dels subjectes a notificar i els documents adjunts a la mateixa, la generació i firma dels propis documents de notificació i l’enviament de tot això pel canal corresponent a cada interessat. 

Pel que fa els canals d’enviament, el sistema principalment dona cobertura a l’electrònic, mitjançant la integració amb les plataformes de notificació electrònica existents, i el paper, que possibilita la impressió per entregar en mà o postal, així com la integració amb serveis postals com SICER. 

En ambdós casos, es registra el seguiment de la notificació fins assolir el seu estat final, incorporant les diverses evidències en l’expedient corresponent, amb la finalitat de controlar i gestionar de manera efectiva el procés de notificació. 

Basat en el Quadre de Classificació i el Catàleg de Tipologies Documentals, i en un compliment amb l’Esquema Nacional de Interoperabilitat i l’Esquema de Gestió de Metadades en els Documents Electrònics, el Gestor Documental té la responsabilitat d’organitzar i etiquetar les unitats documentals, ja siguin simples o compostes, al llarg de tot el cicle de vida de l’expedient o document electrònic.  

Consegüentment, tot element que s’incorpori al sistema contindrà sempre la identificació del Quadre de Classificació i la Tipologia Documental corresponent, així com les metadades relacionades amb els esquemes mencionats, assegurant així la correcta gestió i organització.  

En el Quadre de Classificació s’estableix el calendari de transferència, el qual determina els terminis pel tancament i transferència a l’arxiu electrònic, així com, en el seu cas, la possible transferència a l’arxiu històric corresponent per la seva conservació.  

El procés de tancament d’expedients i la seva transferència a l’arxiu electrònic es registra per finalitats d’auditoria. L’arxiu té autoritat per acceptar o rebutjar els expedients. En cas d’acceptació, entra en la fase de gestió i custodia dels mateixos. En cas de rebuig, els expedients es retornen a la unitat corresponent per a què realitzi les gestions necessàries abans del seu reenviament.  

El sistema compta amb la capacitat d’integrar-se amb arxius històrics electrònics de tercers, així com amb aquells proporcionats per entitats supramunicipals. Això facilita una gestió més àmplia i eficient dels expedients i documents electrònics, permetent un accés més complet a la informació emmagatzemada en diferents plataformes i garantint la interoperabilitat entre sistemes i l’accessibilitat de l’arxiu electrònic.